I den första utsändningen av Studio Försvarsmakten ställde Överbefälhavaren en rad frågor direkt till personalen som tittade. Frågorna var direkt kopplade till de utmaningar som alla identifierat kring den fastslagna tillväxten, annalkande pensionsavgångar och en personalstyrka som redan signalerat svårigheter att hinna med alla uppgifter. Efter två år med pandemin och de anpassningar som den krävt av myndigheten tycker jag att ett par åtgärder kristalliserats för att kunna fokusera på försvarsförmågan.
Först och främst är det tydligt att den veckorytm med möten som återfinns inom organisationen behöver en rejäl översyn. Och det är egentligen inte så mycket att det förekommer möten som är problemet, utan hur möten uppstår, struktureras och prioriteras. Något som verkar vara allrådande inom myndigheten är att det kallas till möten där det vid kallelsen inte finns någon tydlig agenda och därmed inte heller vad respektive deltagare förväntas ha förberett innan, eller för den delen vilka mandat de behöver ta med sig in i mötet. Framförallt ställs det sällan krav på kontinuitet i specifika mötesserier vilket medför att det inte alltför sällan är nya representanter, vilket konstant puttar tillbaka processen och uteffekten blir starkt begränsad. Inte heller blir det mycket till ”reprimand” när individer dyker upp på möten uppenbart oförberedda trots att de haft uppgifter.
Därtill finns det på sina håll en fäbless för så kallade förmöten. Alltså möten som ska genomföras inför ett möte i syfte att ”synka” storheter. Förutom att förmöten skapar ytterligare en händelse i kalendern bidrar det till att befattningshavare behöver sitta med för att inte hamna i informationsunderläge inför det riktiga mötet. Vilket även hänger samman med rutinen med korridorsremissande som också sker mellan möten vilket medför att riktningar kan ändras snabbt utan att informationen hinner komma alla till del.
Pandemin har bidragit till att en del av mötesfloran, med tillhörande resor, har fått bytas ut mot mejlkonversationer alternativt telefonmöten. Vilket i in tur skapar ramar som kräver att deltagarna blir betydligt mer detaljerade i vad de för fram, samtidigt som att det ger en viss möjlighet att dra ner på beslutstempot och inte fatta snabba beslut som sedan behöver tas om på grund av att det saknades vital information. Pandemin har också bidragit till att vissa möten överhuvudtaget inte överlevt utan rationaliserats bort vilket antyder att det finns en del möten inom myndigheten som verksamheten klarar sig utan, utan att för den delen gå under.
Vad vi även behöver bli bättre på är att fördela uppgifter utifrån var de kan lösas bäst, inte vad som är mest rättvist (”alla ska ha sig en släng av sleven”). Därutöver ska uppgifterna prioriteras och maximalt två till tre uppgifter tillåts att löpa parallellt. Här måste exempelvis förbands- och försvarsgrenschefers prioriteringar fungera som riktlinjer för vilka uppgifter som kan prioriteras bort i relation till övriga. Baksidan är att vi i vissa tillfällen kanske inte ens kommer förbi ”prio 0”-uppgifterna. Vilket leder oss vidare till nästa åtgärd.
Förvaltningsmässiga uppgifter behöver lyftas uppåt i ledningskedjan till ämnesexperter för att avlasta cheferna längst ner. De här cheferna bör, förutom att fokusera på att träna sin enhet, som mest erhålla de uppgifter som direkt berör relationen mellan chef och underställd. Såsom exempelvis RALS och rehabilitering. Detta då den typen av uppgifter löses bäst av de med god personkännedom, samt att det hjälper chefen i att bygga en relation med personalen. Det innebär däremot inte att chefen ska berövas stöd från HR-handläggare.
Pandemin har även visat att det är fullt möjligt att dra ut tidslinjalen utan att saker fallerar och samtidigt erhålla ett bättre resultat. Under åren har såväl kurser som andra projekt försenats vilket nu verkar bära frukt i form av att viss utveckling har kunnat ske i en hanterbar takt och med eftertanke. Det skapar i sig även en bättre uthållighet där de angivna ramarna tvingar oss att hålla nere tempot.
Avslutningsvis behöver vi fortsatt bli bättre på att arbeta med riktlinjer och inse att de är just det, riktlinjer. Efter årtionden med inställningen att ”bör ska läsas som skall” behöver vi inse att en vägledning inte är detsamma som en instruktion. Riktlinjer innebär inte heller att vi prompt måste lägga till ett extra säkerhetslager med åtgärder för att vara ”bäst i klassen”. Vi kommer skapa en betydligt uthålligare organisation om vi accepterar att allt inte är skitviktigt hela tiden och att vissa uppgifter helt enkelt får stå tillbaka eller prioriteras bort för annan mer kritisk verksamhet. Den förmågan ska vi alla ha.