I den militära verksamheten poängteras det ofta att vi ska ta ut tiden i rätt ände, även populärt uttryckt: ”öka för att löka”. Detta innebär att vi arbetar effektivt och löser våra uppgifter snabbt och därmed skapar tid i slutändan för att kunna använda som reservtid, alternativt återhämta. Samkört med ”tredjedelsprincipen” – att chefen tar en (1) tredjedel av tiden för planering och låter underställda få resterande två (2) tredjedelar för att lösa uppgiften, är det ett tänk som i teorin fungerar väl. Anledningen till att jag skriver att det fungerar i teorin är för att min erfarenhet av det praktiska genomförandet att det fungerar bristfälligt.
För medan teorin menar grundar sig på att vi från första början ska göra rätt åtgärder direkt och därmed skapa tid, visar våra handlingar att fokus ligger på att göra saker snabbt, i syfte att skapa reservtid för eventuell omtag. Och omtag blir det ofta.
Anledningen till omtagen är inte sällan att vi saknar information för att kunna fatta väl avvägda beslut, eller för den delen att genomföra rätt åtgärder när vi tilldelas en uppgift. När den informationen saknas, fattar vi beslut utifrån vår erfarenhet och antaganden som till stor del formats av den kontext vi befinner oss i. I kriget är det på det här sättet vi kommer behöva leda verksamheten. Vi kommer inte ha alla ingångsvärden eller kunskap som täcker alla situationer, utan nyckeln ligger i att agera och på något sätt försöka ”äga situationen”. Problemet uppstår när vi anammar det i förvaltningen. Det vill säga när det egentligen inte finns någon tidspress och fara för liv eller lem, utan det är vi själva som skapar situationen och uppfattningen om att vara i tidsnöd.
Vi har hamnat i en situation där epost, som tidigare inte varit brådskande, numera förväntas svaras på med ”vändande post”. Har inte ett svar kommit inom tio (10) minuter kommer tjänstetelefonen att börja ringa, och frågor ställas direkt muntligen. Det vill säga att individen kommer tvingas att på stående fot svara på frågor där underlaget är bristfälligt, eller för den delen saknas helt och hållet. Det må vara hänt om det bara berör den egna verksamheten och där det är lätt att vidta korrigerande åtgärder. Däremot blir det ett problem när dels kommer beröra externa parter, riskera att utsätta enskilda individer för situationer de ej har resurser för att hantera eller för den delen tar mer resurser i anspråk än vad som är nödvändigt.
Vårt fokus på snabbt agerande är spritt på samtliga nivåer i organisationen och beredningar görs inte sällan på språng mellan möten eller i korridorer mellan de som råkade vara närvarande där och då. I tron om att veta, eller en form av medveten chansning, fattas beslut om åtgärder som kommer visa sig vara direkt felaktiga. Beslut som hade kunnat undvikas om vi hade tagit oss tiden att faktiskt inhämta underlag.
Det är här Försvarmaktens handboksbibliotek kommer in. Jag ska inte påstå att jag vet exakt antal handböcker, manualer och reglementen som är nu gällande, däremot vågar jag påstå att det är en tresiffrig summa. Handböcker publiceras kontinuerligt och nya ändringar tillkommer med jämna mellanrum. Detta innebär att den kunskap vi fått, exempelvis via YBK, mycket väl kan vara obsolet och i behov av en uppfräschning. Handböcker kan också hjälpa oss att få förståelse förr och insikt i ämnesområden som vi annars inte kommer i kontakt med på daglig basis, eller som vi i en ny befattning kommer behöva lära oss utan att det finns någon kurs att gå.
Precis som att vi vid osäkerhet kring verksamhetssäkerhet kontrollerar i säkerhetsreglementet, behöver vi bli betydligt duktigare på att ta oss tid att kontrollera i gällande handböcker och manualer. Den tiden det tar att söka och läsa oss till information kommer vara betydligt kortare än den tiden som kommer tas i anspråk för att göra om. Således kommer vi använda oss av tilldelad tid (och andra resurser) mer effektivt och också kunna skapa oss den reservtid vi önskar för uppkomna händelser som inte är självförvållade. Exempelvis stöd till samhället.
Avslutningsvis vill jag poängtera att om du behöver få svar på en fråga inom 24-36 timmar, då är epost ett lämpligt verktyg utan ett telefonsamtal, alternativt att ta sig till personen du behöver.